Projectondersteuner (fulltime / parttime)

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail én een teamspeler? Vind je het leuk om een centrale rol te spelen binnen projecten en wil je werken in een dynamische, internationale werkomgeving? Dan ben jij misschien onze nieuwe Projectondersteuner bij Deerns in Eindhoven!

De uitdaging

Zoek jij een uitdagende functie bij een (internationaal) advies- en ingenieursbureau dat groot genoeg is om op topniveau te kunnen werken en overzichtelijk genoeg is om je thuis te voelen? Kom dan bij ons werken als projectondersteuner. In deze rol ondersteun je de unit directeur Electronics en onze collega’s van de afdeling Electronics op het gebied van proces- en projectondersteunende activiteiten.

Je maakt onderdeel uit van een gezellig en actief team wat gevestigd is in Eindhoven. Daarnaast werk je nauw samen met onze projectondersteuners van andere business units die vanuit de verschillende vestigingen van Deerns in Nederland werken. Er wordt (vanuit Nederland) veel aan internationale projecten gewerkt, ook heeft Deerns een veelvoud aan culturen en nationaliteiten in dienst.

In deze veelzijdige functie ondersteun je de unitdirecteur en projectteams binnen de business unit Electronics. Jij zorgt ervoor dat onze projecten soepel verlopen en dat alles achter de schermen klopt

Tot je verantwoordelijkheden behoren :

Projectondersteuning :

Je bereidt offertes en rapportages voor, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat projecten correct worden aangemaakt en administratief goed zijn ingericht in onze systemen (zoals Vision). Je houdt projectdossiers up-to-date en zorgt voor een foutloze financiële inrichting van projecten.

Financiële administratie en facturatie :

In samenspraak met de projectmanagers beoordeel je inkomende facturen, bereid je uitgaande facturen voor en volg je de facturatiestatus op. Je signaleert eventuele afwijkingen en bespreekt deze tijdig met de juiste collega’s. Ook houd je overzicht op urenregistraties en projectbudgetten.

Procesondersteuning :

Je ondersteunt het team bij het actueel houden van klantgegevens, verwerkt acquisitiekansen en denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen.

Plannen en organiseren :

Je plant complexe vergaderingen en bijeenkomsten met zowel interne als externe deelnemers. Je regelt alles tot in de puntjes, van agenda’s tot vergaderruimtes en benodigde documenten.

Personele en teamondersteuning :

Je helpt bij administratieve HR-zaken, zoals ziek- en betermeldingen, en draagt bij aan de teamcultuur door attenties te regelen voor jubilea, verjaardagen of andere belangrijke momenten. Daarnaast denk je mee over teamuitjes en ondersteun je bij de organisatie ervan.

Kwaliteitsborging :

Je houdt toezicht op het correct invullen en bijhouden van projectplannen, evaluaties en KPI’s. Je helpt het team bij het waarborgen van kwaliteit en het signaleren van verbeterpunten.

Dit ben jij

Je beschikt over ten minste MBO 4+ (financieel administratief, PDB of vergelijkbaar)

Minimaal 5 jaar ervaring met werken in een internationale projectomgeving binnen de projectadministratie, waarbij meerdere projecten tegelijk (divers in duur en omvang) lopen.

Als een echte teamspeler ben je gericht op samenwerking, binnen het team en ook in contact met klanten.

Je kunt goed inschatten welke taken voorrang hebben en handelt gestructureerd om processen

Je hebt kennis van Microsoft 365 office programma (MS Office, Word, PowerPoint Outlook, Teams, SharePoint, Excel etc.) en in staat om nieuwe programma’s eenvoudig eigen te maken

Kennis en ervaring met ERP (projectregistratie) software.

Kennis en ervaring met klantcontactsystemen (CRM).

Praktische ervaring met het ondersteunen van het acquisitie-, offerte- en het facturatieproces.

Je kan je in het Nederlands (taalvaardigheid C2 niveau) en Engels (taalvaardigheid B1 / B2 niveau) prima uitdrukken.

Dit bieden wij

Een functie van 32-40 uur per week met een bijpassend salaris.

Uitdagende projecten voor toonaangevende opdrachtgevers in Nederland en internationaal.

Een werkomgeving waarin innovatie en duurzaamheid dagelijks in de praktijk worden gebracht.

Aandacht voor jouw eigen ontwikkeling en vitaliteit met ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, fiets- en sportregelingen, flexibele werkuren, 33 vakantiedagen en mogelijkheid tot aankopen van extra dagen.

Hybride werken, waarbij je de mogelijkheid hebt om afwisselend thuis en op kantoor in Den Haag te werken.

Een team waar samenwerking en collegialiteit voorop staan en waar we informeel met elkaar omgaan.

Duurzaamheid zit in onze genen. Dit uit zich bijvoorbeeld in een mobiliteitsbeleid waar gezondheid en duurzaamheid voorop staan. Veel van onze kantoren liggen bij OV-knooppunten, fietsen wordt aangemoedigd en je reiskosten worden 100% vergoed op basis van OV.

Over Deerns  Deerns is als onafhankelijk ingenieursbureau gespecialiseerd in advies, ontwerp en uitvoeringsbegeleiding op het vlak van installatietechniek, bouwfysica, energievoorziening en duurzaamheid. Onze expertises dragen bij aan duurzame, intelligente en toekomstbestendige gebouwen die de processen van onze opdrachtgevers optimaal ondersteunen. We zijn verantwoordelijk voor het ontwerp van de installaties en het realiseren van een goed comfort en een prettig klimaat in de meest uiteenlopende gebouwen; van kantoren, tot luchthavens en van ziekenhuizen tot datacenters.

Daarnaast is Deerns benoemd als World Class Workplace voor 2024!

Kennis maken?

Wil je meer weten over werken bij Deerns? Neem dan contact op met Maarten Borgmeijer (Corporate Recruiter) via +31 6 11 66 75 44. Wil je meer weten over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Erik Renkens (unit director) via +31 6 2922 2731.

Ben je enthousiast geworden? Reageer met jouw CV en motivatie via de sollicitatiebutton. Je ontvangt binnen drie werkdagen een reactie. Acquisitie naar aanleiding van de vacatures op onze website wordt niet op prijs gesteld. CV's en / of voorstellen die ongevraagd naar ons worden gemaild worden niet in behandeling genomen!