Project Secretaresse

Project Secretaresse

Deze ondernemers organisatie regelt alles op het gebied van onderhandeling, knelpunten, oplossingen etc. voor alle logistieke, haven- en industriële bedrijven in Rotterdam. Deze stichting komt op voor de belangen van deze 700 bedrijven die zijn aangesloten. Het kantoor heeft een prachtig uitzicht over de haven! Je komt te werken in een moderne werkomgeving met grote ramen, waardoor er veel licht is.

Omschrijving

Als assistent binnen ons team speel je een belangrijke rol in het ondersteunen en zelfstandig oppakken van werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat de adviseurs optimaal kunnen functioneren. Je werkt nauw samen met je collega's en draagt bij aan het succes van onze beleidsadviezen. Je hebt een proactieve werkhouding en denkt mee over het optimaliseren van de werkzaamheden en de daarbij horende processen. Je kent de werkzaamheden en hebt goede organisatorische en communicatieve vaardigheden. Plannen, organiseren en samenwerken zijn de sleutelwoorden.

Wat ga je precies doen?

• beheren van agenda's en inplannen van afspraken;
• screenen van de mail van de adviseurs op urgentie en coördineren en bewaken van uitgezette acties en deadlines;
• organiseren van vergaderingen van diverse overleggroepen waaronder : voorbereiden, verzorgen en versturen van stukken en contact met de deelnemers;
• maken van een jaarplanning;
• archiveren en onderhouden digitaal archief;
• mede-organiseren van events en waar nodig de ontvangst doen.

Wie ben jij?

Wij zoeken een proactieve assistent, die graag het initiatief neemt en het leuk vindt om in een dynamische omgeving te werken.

Kenmerkend voor jou zijn :

Functie eisen

Arbeidsvoorwaarden