Secretaresse Gebiedsteams

Wat ga je doen?

Als secretaresse van de gebiedsteams Sneek Noord en Sneek Zuid werk je in het hart van het Sociaal Domein en voer jij straks de regie over de drukke agenda’s van de managers van deze dynamische teams. Belangrijk en afwisselend werk waarin jij op de achtergrond faciliteert, secretariële en administratieve taken verricht en zorgt voor de verbinding met collega’s binnen en buiten de teams. En daar komt heel wat bij kijken! Je bereidt vergaderingen met meerdere interne en externe partners voor, notuleert en bewaakt de voortgang van de acties, die afgesproken worden.

Als vraagbaak voor de collega’s uit de gebiedsteams ben je betrokken bij de dagelijkse gang van zaken en voer jij het secretariaat. Meestal gaat dat om praktische ondersteuning, waarbij jij vanuit je rol signaleert, regelt, organiseert en de verbinding legt met andere teams. Jij staat stevig in je schoenen en kent de weg in de gemeentelijke organisatie. Je representeert de gebiedsteams naar binnen en buiten toe en werkt intensief samen met het bestuurssecretariaat, teamsecretaresses, collega’s van HR, Facilitair, ICT en Communicatie. Verder behandel je de digitale post (via Corsa), verwerk je administratieve zaken in Suite, beheer je enkele mailboxen en ondersteun je bij het organiseren van trainingen, workshops en reflectiemomenten.

Je zult een nauwe samenwerking hebben met de secretaresse van de gebiedsteams Buitengebied en Bolsward e.o. Je vervangt elkaar bij afwezigheid en zorgt samen voor de voortgang van de werkzaamheden. Verder wordt ook samengewerkt met de andere secretaresses van het Sociaal Domein en helpen we elkaar uiteraard daar waar nodig.

Iets voor jou? Lees dan snel verder wat we je te bieden hebben.

Wie ben jij

Als secretaresse sta je stevig in je schoenen en ben je een kei in organiseren. Zeker als het om agendabeheer en de daaruit voortvloeiende secretariële- en administratieve ondersteuning gaat. Het is jouw drive om er op de achtergrond voor te zorgen dat de beide teammanagers waarvoor je werkt ongestoord en efficiënt hun werk kunnen doen. Daar ligt jouw kracht.

Je vindt het leuk om echt de verbinding aan te gaan. Waar je praktische zaken zelf kunt afvangen en afhandelen pak je door. Waar dat niet kan, plan je een afspraak in met “jouw” managers. Jij legt de functionele verbindingen met collega’s uit de hele organisatie en bewaart met gemak het overzicht, stelt de juiste prioriteiten en reageert proactief als afspraken of deadlines in het gedrang komen. Verder ben je representatief, communicatief vaardig (Nederlands en Fries) en heb je een flexibele en praktische werkinstelling.

• Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau.
• Je hebt bij voorkeur al werkervaring als (team)secretaresse in een gemeentelijke of vergelijkbare organisatie.
• Je kunt uitstekend overweg met Outlook, Word en Excel en als je bekend bent met Corsa en Suite is dat een pre.

Je bent bereid jouw werkdagen en -uren met de teammanagers af te stemmen (de vrijdag heeft een sterke voorkeur als werkdag, de andere dagen zijn in overleg te bepalen).

Waar ga je werken

We zijn op zoek naar een secretaresse voor de gebiedsteams Sneek Noord en Sneek Zuid.

In onze gemeente zijn in totaal vier gebiedsteams : Sneek Noord, Sneek Zuid, Buitengebied en Bolsward e.o. De gebiedsteams werken voor alle leeftijden en op alle leefgebieden : Jeugd, WMO, Participatie, Schulddienstverlening en Wet inburgering. Elk gebiedsteam bestaat uit ongeveer 35 gebiedsteammedewerkers. We werken vanuit integraliteit samen aan de transformatieopgave : werken vanuit de bedoeling, bewust indiceren (zo licht, dichtbij en kort als mogelijk en specialistisch waar nodig) en aansluiten op de zelfregie van inwoners. We werken vanuit het T-shaped profiel; iedere collega kijkt in de breedte naar een situatie en brengt daarnaast het eigen specialisme in. Hiermee willen we voor één gezin één aanpak.

Wat bieden wij