Management Assistent | GemaQ

Letteke van der Kruk | Directeur

Wat verwacht jij van de nieuwe Management Assistent?

Een managementassistent is voor mij echt de sleutel tot succes. Een enthousiast, integer persoon die met mij meedenkt en zaken al aan ziet komen en daarop anticipeert geeft mij de ruimte en energie om focus te houden. We hebben een kleine en transparante organisatie waar je snel moet kunnen schakelen maar vooral ook de verbindende factor op de werkvloer bent.

Wat kan de nieuwe Management Assistent van jou verwachten?

Een leuke flexibele werkplek waar je je functie zelf zo leuk kan maken als je wilt! Je wordt bij veel zaken betrokken en als je merkt dat iets je aanspreekt is er altijd ruimte om een project te gaan leiden, bij afspraken aan te sluiten of vaker op pad te gaan. Je wordt ook echt de rechterhand van mij. Alles gaat op basis van vertrouwen. Het is echt geven en nemen. Je kunt altijd een uurtje eerder weg als je ook bereid bent om een uurtje langer te blijven als er een deadline aan komt.

Wat maakt werken bij GemaQ zo leuk?

We zijn een werkgever die de werknemer laat bepalen hoe hij of zij doelstellingen kan behalen. Dit doen we door samen in overleg te gaan waar jij energie van krijgt en hoe we dat kunnen toepassen in jouw werk. Is dat heel vroeg beginnen en op tijd stoppen om je kind op te halen, of wil je liever je werkdag sportief beginnen en een uurtje sporten voordat je start? Of wil je nog beter worden in je vak en een opleiding volgen. Iedereen moet lekker in zijn vel zitten om zo optimaal mogelijk te kunnen functioneren.

Waar moet je tegen kunnen als je bij GemaQ werk?

Met een klein team en een directeur / MT dat er een jaar zit, zijn nog niet alle processen beschreven en kan er soms veel werk op je bordje liggen. Daarnaast zijn er best veel zaken die ontstaan en op korte termijn opgepakt moeten worden. Dan moet je je hele agenda omgooien. Ook zijn er veel stakeholders binnen het bedrijf, vaak met uiteenlopende belangen. Je collega’s, het overkoepelende bestuur, de assortimentscommissie, de leden, fabrikanten… dan moet je wel je mannetje kunnen staan om hier juist op te reageren en te beoordelen wat prioriteit heeft.

Laura Röttjers | Manager Finance & Control

Wat verwacht jij van de nieuwe Management Assistent?

Van onze nieuwe Management Assistent verwacht ik dat hij / zij het brein achter onze organisatie is die ervoor zorgt dat alles altijd tot in de puntjes geregeld is en dat we niks vergeten. Dit gaat van kantoorzaken tot BHV tot een evenement of communicatie naar leden en andere stakeholders. Juist de persoon die er net even over nadenkt dat er binnenkort een belangrijke vergadering is, of er wellicht even een agenda opgesteld en verstuurd moet worden? Of dat we partner X ook even moeten uitnodigen voor het evenement wat gepland staat? Dat ene cadeautje voor onze collega die jarig is?

Hoe omschrijf je de cultuur binnen GemaQ?

De cultuur binnen GemaQ is informeel omdat we een kleine organisatie zijn. We hebben korte lijnen met iedereen en een open en transparante communicatie naar elkaar vinden we erg belangrijk. We vinden het leuk om ook informele momentjes met elkaar te delen. We willen ons met zijn allen graag hard maken voor onze organisatie en de belangen van onze leden en dit doen we oprecht vanuit onze intrinsieke motivatie!

Wat maakt werken bij GemaQ zo leuk?

Het werken bij GemaQ is zo leuk omdat het zo’n dynamische organisatie is met veel flexibiliteit. Waar het juist soms lastig is om veel verschillende belangen te moeten behartigen, maakt dit het ook juist leuk. Er gebeurt veel, in de markt, en in onze organisatie omdat we volop in ontwikkeling zijn. Dit maakt dat je zelf veel regie hebt over je eigen functie en op veel verschillende plekken soms bent. Ook word je snel aangehaakt bij verschillende onderwerpen die in een grotere organisatie veel meer afgebakend en ingekleed zijn. Het klinkt cliché maar toch is het echt waar : geen dag is hetzelfde.

Waar moet je tegen kunnen als je bij GemaQ werkt?

Bij GemaQ is er veel contact met diverse belanghebbenden zoals leden, leveranciers, bestuur, collega’s, enzovoorts. Je niet laden zonder meer en zonder doorvraag laten leiden door een ongefilterde mening van bijvoorbeeld een leverancier is belangrijk. Juist die filter heb je nodig om hier tactvol mee om te gaan. Daarnaast kan het soms zijn dat er werkzaamheden op je bord terecht komen die niet 100% bij je functie passen, omdat we nou eenmaal met weinig mensen veel werk verrichten.

Iwan IJzerman | Accountmanager

Wat maakt werken bij GemaQ zo leuk?

GemaQ is een leuke werkgever omdat je heel veel vrijheid hebt en veel verantwoordelijkheden krijgt! Er is volop ruimte om jezelf te ontwikkelen, dus volop ontplooiingskansen.

Hoe omschrijf je de cultuur binnen GemaQ?

Ons GemaQ team is een klein, prettig en collegiaal team. De lijntjes zijn kort en er heerst een informele werksfeer. Ook de samenwerking met het bestuur is prettig en informeel.

Wat vind jij belangrijk in de samenwerking met je collega’s?

In de samenwerking met mijn collega’s vind ik collegialiteit, behulpzaamheid, eerlijkheid, vrolijkheid, enthousiasme en het nakomen van gemaakte afspraken belangrijk.

Waar moet je tegen kunnen binnen GemaQ?

Ik heb heel erg moeten wennen aan het werken in een Coöperatie. Wat wij vandaag beslissen is bij de aangesloten ondernemers niet gelijk morgen geregeld, maar pas over 2-3 weken. In de samenwerking met de aangesloten ondernemers heb je gewoon geduld nodig!

Yvette Bouma | Category Manager

Wat maakt werken bij GemaQ zo leuk?

We werken binnen GemaQ in een klein team met korte lijntjes. Zo weten we van elkaar waar we mee bezig zijn en wat er speelt. Wat het leuk maakt is dat we het samen doen.

Wat vind jij belangrijk in de samenwerking met je collega’s?

Voor mij is het belangrijk dat de sfeer goed is en dat er helder gecommuniceerd wordt. We zijn met zijn allen pragmatisch ingesteld. We zijn afhankelijk van wat er in onze omgeving en bij onze leden gebeurd en ook onze wereld verandert snel. Dit vraagt om een flexibele opstelling.

Vacature Management Assistent

GemaQ | Houten | € 3.500 p / m | 32-40 uur p / w

Vervuld

Wat bieden we jou?

Uitdagende en afwisselende baan voor 32-40 uur per week Afhankelijk van je ervaring en achtergrond een salaris tussen de €2.500,- en €3.500,- bruto per maand. Thuiswerkmogelijkheden en een thuiswerkvergoeding Flexibele werktijden. Sport jij bijvoorbeeld graag voor je werk en start je liever wat later je werkdag? Of moet je de kinderen ophalen en stop je daarom wat eerder? Geen probleem! We bewegen hierin met je mee. Laptop en telefoon 25 vakantiedagen en vakantiegeld Reiskostenvergoeding Goede pensioenregeling

Wie ben jij?

Jij houdt ervan om de spil in de organisatie te zijn die alle collega’s en de directie ondersteunt met jouw werkzaamheden. Hbo werk- en denkniveau Minimaal 3 jaar werkervaring in soortgelijk secretariële / administratieve functie Je hebt een talent voor plannen en organiseren Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift Net als wij ben je gek van lekker eten en drinken. Door ons werk in de foodservice mogen we vaak testen en proeven van gezonde- en ongezonde producten. Als persoon sta je stevig in je schoenen, ben je secuur, zelfstandig, accuraat, creatief en ben je een verbindende factor.

Jouw uitdaging als Management Assistent

Voordat onze Directrice Letteke ernaar kan vragen heb jij het allemaal eigenlijk al geregeld. Want zo ben jij! Je denkt altijd een stap vooruit. Je checkt haar agenda en mailbox en bepaalt wat je alvast kan oppakken. Is er iemand jarig, een opening van een nieuwe locatie of heeft iemand wat extra aandacht of hulp nog? Jij voelt dit aan en pakt het op.

Werkzaamheden zijn onder te verdelen in :

• Aannemen van de telefoon en deze netjes afhandelen;
• Beheren van de agenda en zorgen voor de invulling van afspraken;
• Ondersteuning bij administratieve- en marketingtaken;
• Je bent ook echt een sparringpartner voor Letteke. Jullie vormen een duo, en houden elkaar scherp;
• Je zet jouw creativiteit en planvaardigheden in bij het organiseren van evenementen;
• Social Media- en websitebeheer voor ons en onze leden;
• Het beheer van ons pand (uitvoeren van onderhoud en veiligheid);
• Projecten op het gebied van procesoptimalisatie optuigen en de voortgang bewaken.

Zo kan jouw dag eruitzien

maandag 15 april 08 : 30

Iedereen loopt tussen 07 : 30 en 9 : 30 het kantoor binnen. Wanneer jij binnenkomt loop je even een rondje om te zien of alles er netjes bijstaat, je maakt een praatje, kijkt of de kantoorartikelen die je besteld hebt binnen zijn gekomen, de lekkage is opgelost en of de planten er nog een beetje vrolijk bijstaan.

09 : 00

Letteke heeft een volle agenda vandaag! Je zorgt ervoor dat de zaken ter voorbereiding op haar bureau klaarliggen en je appt haar vast de routebeschrijving voor vanmiddag, zodat ze in de auto meteen weet waar ze heen moet. Als de afspraken zich melden op kantoor, zet je ze even in de wachtruimte met een lekkere kop koffie.

10 : 00

Je krijgt de foto’s voor de website binnen en zorgt dat deze op de website komen. Er zit er ook 1 tussen waar je direct een creatieve tekst bij bedenkt voor op Social media. Uiteraard heb je een contentkalender voor het hele jaar gemaakt, maar er is altijd ruimte voor leuke relevante inbreng!

10 : 45

Samen met groothandel Sligro is er een op maat gemaakt programma ontwikkeld voor de leden. Er moet een platform komen waar dit op komt te staan en de leden alle recepturen, instructievideo’s en fotografie af kunnen halen. Jij bent benoemd tot projectleider voor dit project. Met de culinair adviseur heb je besproken wat het culinaire aanbod inhoudt en nu bespreek je met het mediabureau hoe ze dit kunnen vertalen in een handige online tool.

12 : 00

De lunch die je hebt besteld voor Letteke en haar bezoek is binnen. Uiteraard wordt er dan voor de mensen op kantoor ook besteld en kun je zo met je collega’s gezamenlijk eten. Als het lekker weer is lopen jullie nog even een rondje buiten voor frisse lucht.

13 : 00

Een lid belt boos op. Hij heeft een bestelling binnengekregen waar hij niets vanaf weet en hij gaat hier toch zeker niet mee akkoord! Je moet even schakelen want leden bestellen zelf hun artikelen en er wordt nooit iets vanuit GemaQ verstuurd. Het lid wil echter nu antwoord. Je vertelt rustig dat je het antwoord nu niet weet maar het voor ze uitzoekt en eind deze week bij ze terugkomt. Opeens begint je te dagen dat er vorige week in de vergadering is besproken dat we eenmalig iets afsturen om een volumestaffel te halen, wat voor de leden een fantastisch extra rendement oplevert. Dit is met de leden gecommuniceerd. Maar helaas, niet iedereen leest dat even goed. Omdat je niet de volledige ins-en outs kent, stuur je de category manager en accountmanager een mail met in het kort de klacht, en de vraag even contact op te nemen. Dat komt wel weer goed!

14 : 00

Net als je je werk weer wilt hervatten krijg je een appje van Letteke. De presentatie die je had opgemaakt voor een congres morgen, heeft toch nog een kleine aanpassing nodig. Je belt met de projectleider van het congres en regelt dat de aanpassing gedaan mag worden.

14 : 30

Een collega loopt je kantoor in. Hij kan de laatste versie van de brochures niet vinden en hij staat morgen op de beurs! Je loopt met hem mee en laat hem zien waar ze staan en helpt hem even.

15 : 00

Je kijkt op de planning naar de aankomende dagen. Drukke tijd! Het grote ledenevenement waar ook alle fabrikanten en leveranciers aanwezig zijn, is alweer over een paar maanden. Je gaat vast nadenken over een thema en een opzet maken voor het draaiboek.

16 : 30

Je kijkt nog even in de mailbox. Je ziet een paar mailtjes van mensen die direct in contact willen komen met de directie en aangeven altijd al contact te hebben gehad met de vorige directeur. Inmiddels weet je een beetje dat je niet alles zomaar voor waarheid moet aannemen. Je pakt deze mailtjes netjes op. Het laatste mailtje bel je even na. Je krijgt een erg dwingend persoon aan de andere kant van de lijn, die bijna eist iemand van MT of directie te willen spreken, of liever nog, direct een afspraak in te plannen. Hij is het nummer en e-mailadres kwijt maar die had hij wel in zijn bezit. Je geeft aan dat je nooit gegevens deelt en dat afspraken via jou lopen. Na de regie terug te hebben gepakt in het gesprek, beoordeel je dat het niet interessant is om een afspraak in te plannen.

17 : 30

Je sluit af en gaat lekker naar huis! Morgen eerst maar eens een uurtje sporten. Dan kun je er weer vol energie tegenaan. Zo fijn dat je flexibel mag zijn in je werkuren en locatie. Lekker werken op je energie. Donderdag zal het wel weer een uurtje later worden, je zag dat je die dag op pad bent.