Management / Office-assistent Sportcentrum RUG en Hanze (0,6 fte)

Functieomschrijving

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en de Hanzehogeschool (Hanze) beschikken samen over een sportconcept met een veelzijdig aanbod aan sportactiviteiten, diverse sportfaciliteiten en ondersteunende dienstverlening. Op dit moment maken 20.000 studenten en 1.600 medewerkers met veel plezier gebruik van het sportconcept, dat positief bijdraagt aan het fysieke en mentale welzijn van studenten en medewerkers. Het Sportcentrum organiseert samen met de studentenstichting ACLO en in overleg met de personeels-sportvereniging SPR het sportaanbod en faciliteert de sportvoorzieningen.

Organisatorisch maakt het Sportcentrum deel uit van University Services (Cluster Campus & Community) binnen de Rijksuniversiteit Groningen. University Services is een professionele organisatie met ruim 1250 medewerkers. Wij maken ons sterk voor een bruisende, inspirerende, duurzame en actieve academische omgeving waar studenten en medewerkers zich kunnen ontwikkelen en worden uitgedaagd. University Services ondersteunt onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering op een professionele, proactieve en samenhangende manier. Van vastgoedonderhoud tot ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) : we vervullen met trots een belangrijke rol binnen de RUG als faciliterende, ondersteunende en adviserende dienst.

Het Sportcentrum vormt samen met Studium Generale, de Usva en het Universiteitsmuseum de pijler Community binnen het Cluster Campus & Community.

Bij het Sportcentrum werken ongeveer 100 sportdocenten en 20 stafmedewerkers in een open sfeer en met veel plezier voor de sportende studenten (20.000) en medewerkers (1.600).

Het verrichten van alle voorkomende Management Office Assistent werkzaamheden, zoals :

• beheren van digitale agenda’s van de directie en coördinatoren en het maken van afspraken
• bijhouden van de ziekteverzuim- en verlofadministratie en het administratief ondersteunen bij ziektevervanging van sporttechnisch personeel
• overige administratieve en organisatorische werkzaamheden (werken met DMS geautomatiseerd klant- / accommodatiesysteem) ondersteunend aan het sportconcept
• voorbereiden en notuleren van diverse overlegorganen en het uitwerken en verspreiden van de notulen
• samenwerken met studentenbestuur (ACLO) en SPR-bestuur (vereniging medewerkerssport)
• post- en e-mailbehandeling, (digitaal) archiveren en telefoonbehandeling
• assisteren bij baliewerkzaamheden
• incidenteel assisteren bij organiseren van evenementen
• beheren van voorraden.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en daadkrachtige Management / Office-assistent die :

De volgende competenties zijn van belang :

Klantgerichtheid, samenwerken, leervermogen, accuratesse, flexibiliteit en zelfstandigheid, plannen en organiseren.

Organisatie

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden in overeenstemming met het cao Nederlandse Universiteiten

De werkplek is bij het Sportcentrum, Blauwborgje 16 op de Zernike Campus Groningen.