Sales Administration Officer

Nederlandse versie hieronder Olmix is looking for a Sales Administration Officer to join our department Sales Administration into the Business Unit Supply Chain! 💡Why join our success story ? Would you like to join an innovative, international and fast-growing company that provides natural solutions to the market? Olmix values are trust, respect, innovation, a culture of excellence and commitment. Joining Olmix means joining a team with an innovative mindset that is the heart of Olmix innovation. 🌏Job context Reporting to Customer service Team Leader , the main role of the Sales Administration Officer is to handle and process worldwide sales and export orders while supporting purchasing and logistics activities to ensure product availability and on-time delivery. You will act as a key interface between customers, sales teams, production sites, suppliers and logistics partners, in a truly international environment. 🎯What you’ll do (missions) Provide commercial support to customers and sales teams (product information, prices, delivery times, packaging and transport options) Prepare quotations, calculate prices and ensure correct application of tariffs and export procedures Process sales orders in ERP systems and ensure compliance with customer requirements Coordinate production planning, purchasing (call-offs), packaging and transport to ensure smooth order execution Monitor order progress, anticipate deviations and propose solutions in collaboration with internal stakeholders Handle customer complaints when possible and ensure proper follow-up Manage import/export documentation (transport documents, customs formalities, Letters of Credit) Organize and optimize worldwide transport, liaising with carriers and freight forwarders Monitor stock levels, forecasts and supply chain constraints Prepare and issue invoices, follow payments and limit financial risks Maintain accurate customer, product and sales data and ensure proper archiving 📇 What you bring ✅ At least 3 years of experience in a sales administration, commercial office, logistics or export-related role ; ✅ Solid knowledge of international sales, logistics and export processes ; ✅ English mandatory written and spoken (to exchange with the teams and clients). Any additional language is a plus ; ✅ Strong organizational skills, accuracy and ability to manage priorities ; ✅ Customer-oriented mindset with a strong sense of commercial interest ; ✅ Proactive, solution-oriented and resilient in a fast-paced environment ; ✅ Team player, comfortable working with multicultural and international teams. 📍 Based in Rogat , with regular interactions with international sites, customers and partners worldwide. 🗓️ Interview Schedule An initial telephone interview with Leila, our Recruiter: an opportunity to give you a brief introduction to the position and gather initial information about your profile. An interview (in person or by videoconference) with Aude-Solène (team leader), Amélie (manager) and Marcel (Operation Manager): you can talk in detail about your experience and what you’re looking for in your future position. Soft skill test via AssessFirst. A final interview (in person or by videoconference) with Mackenzie (HR Manager), to talk about what motivates you at work, and to go deeper into your soft skills (based on your tests results). A phone call a week after your last interview. At Olmix, we are committed to being an inclusive employer. We are present in Europe, the Americas and Asia, and we value diversity within the Group. Follow us on LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/olmix/ Olmix is op zoek naar een Sales Administration Officer om het team Sales Administration te versterken binnen de Business Unit Supply Chain! 💡 Waarom kiezen voor Olmix? Wil je werken bij een innovatieve, internationale en snelgroeiende organisatie die natuurlijke oplossingen ontwikkelt voor de markt? De kernwaarden van Olmix zijn vertrouwen, respect, innovatie, een cultuur van excellentie en betrokkenheid . Werken bij Olmix betekent deel uitmaken van een team met een innovatieve mindset, dat het hart vormt van de innovatie binnen Olmix. 🌏 Functiecontext Als Sales Administration Officer , rapporterend aan de Customer Service Team Leader , ben je verantwoordelijk voor het verwerken en opvolgen van internationale verkoop- en exportorders. Daarnaast ondersteun je inkoop- en logistieke activiteiten om de beschikbaarheid van producten en tijdige levering te garanderen. Je fungeert als een belangrijke schakel tussen klanten, sales teams, productielocaties, leveranciers en logistieke partners, in een sterk internationale werkomgeving. 🎯 Wat ga je doen? Commerciële ondersteuning bieden aan klanten en sales teams (productinformatie, prijzen, levertijden, verpakkings- en transportmogelijkheden) Opstellen van offertes, uitvoeren van prijsberekeningen en zorgen voor correcte toepassing van tarieven en exportprocedures Verwerken van verkooporders in ERP-systemen en toezien op naleving van klantafspraken Coördineren van productieplanning, inkoop (call-offs), verpakking en transport voor een vlotte orderafhandeling Bewaken van de voortgang van orders, anticiperen op afwijkingen en voorstellen van oplossingen in samenwerking met interne stakeholders Afhandelen van klantklachten waar mogelijk en zorgen voor een correcte opvolging Beheren van import- en exportdocumentatie (transportdocumenten, douaneformaliteiten, Letters of Credit) Organiseren en optimaliseren van wereldwijd transport in samenwerking met vervoerders en expediteurs Monitoren van voorraadniveaus, forecasts en supply chain beperkingen Opstellen en versturen van facturen, opvolgen van betalingen en beperken van financiële risico’s Zorgdragen voor correcte klant-, product- en verkoopdata en een goede archivering 📇 Wat breng jij mee? ✅ Minimaal 3 jaar ervaring in salesadministratie, commerciële binnendienst, logistiek of exportgerelateerde functies ✅ Gedegen kennis van internationale verkoop-, logistieke- en exportprocessen ✅ Engels is verplicht , zowel mondeling als schriftelijk (voor contact met teams en klanten); extra talen zijn een plus ✅ Sterke organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen ✅ Klantgerichte en commerciële instelling ✅ Proactieve, oplossingsgerichte en stressbestendige houding in een dynamische omgeving ✅ Teamspeler die zich comfortabel voelt in een multiculturele en internationale werkomgeving 📍 Standplaats Deze functie is gevestigd in Rogat , met regelmatige interactie met internationale vestigingen, klanten en partners wereldwijd. 🗓️ Selectieprocedure Telefonisch kennismakingsgesprek met Leila , onze Recruiter Gesprek (op locatie of via videoconferentie) met Aude-Solène (Team Leader), Amélie (Manager) en Marcel (Operations Manager) om je ervaring en toekomstverwachtingen te bespreken Soft skill assessment via AssessFirst Eindgesprek (op locatie of via videoconferentie) met Mackenzie (HR Manager), gericht op motivatie en verdieping van je soft skills (op basis van de testresultaten) Telefonische terugkoppeling één week na het laatste gesprek Bij Olmix zetten we ons in voor een inclusieve werkomgeving. We zijn actief in Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Azië, en hechten veel waarde aan diversiteit binnen de Groep. Volg ons op LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/olmix/