Voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zoeken wij een Directiesecretaresse. Je vervult een sleutelrol in de hoogwaardige ondersteuning van de directeur van VNG Realisatie binnen een complexe bestuurlijke en ambtelijke omgeving. Je ontzorgt de directeur door het regisseren van een zeer complexe agenda, het organiseren van besluitvormingsprocessen en het zorgvuldig afstemmen met interne en externe topfunctionarissen binnen en buiten de VNG-omgeving.
Je bent integraal en proactief verantwoordelijk voor het beheer van de agenda van de directeur VNG Realisatie. Je schakelt veelvuldig met bestuurlijke en (top)ambtelijke stakeholders, waaronder directeuren, gemeentelijke en rijksvertegenwoordigers en strategische partners. Hierbij stuur je voortdurend op prioritering, urgentie, bestuurlijke gevoeligheid en samenhang.
Je organiseert MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke sessies en draagt zorg voor een zorgvuldige voorbereiding, verslaglegging en bewaking van besluitvorming en opvolging. Je fungeert als eerste inhoudelijke en procesmatige schakel voor inkomende informatie, waarbij je actief screent, prioriteert en doorleidt binnen de juiste gremia.
Je ondersteunt de directeur bij de voorbereiding van bestuurlijke stukken, annotaties en correspondentie, op basis van inhoudelijke input vanuit de organisatie. Daarnaast bewaak je de voortgang van dossiers en besluiten en zorg je voor tijdige signalering, rappel en structurele opvolging in nauwe afstemming met de directeur en betrokken stakeholders.
Werkzaamheden - Regisseren en integraal beheren van de complexe agenda van de directeur VNG Realisatie, inclusief afstemming met (top)ambtelijke en bestuurlijke stakeholders;
- Coördineren van MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten met interne en externe partners;
- Voorbereiden, organiseren en vastleggen van vergaderingen, inclusief verslaglegging, actielijsten en bewaking van besluitvorming en opvolging;
- Fungeren als eerste inhoudelijk en procesmatig aanspreekpunt voor inkomende stukken, e-mail en informatie (triage, prioritering en doorgeleiding);
- Voorbereiden en (laten) opstellen van bestuurlijke annotaties, notities en correspondentie voor de directeur;
- Verzorgen van een consistente en tijdige informatievoorziening richting MT, interne organisatieonderdelen en externe (bestuurlijke) partners;
- Actief bewaken van voortgang op dossiers en besluiten, inclusief signaleren, rappelleren en opvolging organiseren;
- Afstemming met MT-leden, bestuurssecretariaat en interne ondersteunende teams over planning, prioritering en acties;
- Proactief signaleren van knelpunten in processen, planning en besluitvorming en doen van verbetervoorstellen richting directeur en MT-omgeving.
Competenties - Organisatiesensitiviteit
- Nauwkeurigheid
- Pro activiteit
- Planningsvaardigheid
- Discretie
- Stressbestendigheid
- Communicatief
- Samenwerkingsgericht
Organisatie De VNG representeert ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt de lokale uitvoering van maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Dit gebeurt onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
- Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
- Verbeteren van de dienstverlening;
- Een efficiënte en wendbare organisatie;
- Anticiperen op de toekomst.
Jouw profiel - Je beschikt over organisatiesensitiviteit en werkt nauwkeurig;
- Je pakt zaken proactief op en bent sterk in plannen;
- Je gaat discreet om met gevoelige informatie;
- Je bent stressbestendig en communicatief vaardig;
- Je werkt graag samen en weet verbinding te leggen met verschillende stakeholders.
Functie-eisen
- Je beschikt over een afgeronde HBO-opleiding in de richting van bestuurskunde, management of een vergelijkbare opleiding
- Je hebt minimaal 7 jaar ervaring als directiesecretaresse binnen een gemeente, ministerie of internationale publieke organisatie, opgedaan in de afgelopen 15 jaar
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het beheren en coördineren van complexe agenda’s, het organiseren van overleggen (zoals MT-vergaderingen) en het bewaken van besluitvorming, actielijsten en opvolging
- Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van notities, annotaties, correspondentie en verslaglegging in een bestuurlijke of directieomgeving
Functie-wensen
- Je hebt aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse binnen een complexe netwerkorganisatie waarin afstemming en samenwerking plaatsvindt met meerdere stakeholders en samenwerkingspartners.
- Het is een pre als je aantoonbare werkervaring hebt met organisatorische en procesmatige werkzaamheden, zoals het plannen, structureren, coördineren en verbeteren van werkprocessen.
- Bij voorkeur heb je ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming en het voeren van (proactieve) regie op werkzaamheden en besluitvormingsprocessen binnen een bestuurlijke context.
- Je hebt bij voorkeur werkervaring binnen gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisaties. Ervaring binnen gemeenten of soortgelijke samenwerkingsverbanden is een pré.