Recordmanager

Recordmanager

Wil je bijdragen aan een toekomstbestendige informatiehuishouding in een wereld waar het belang van duurzaam toegankelijke informatie belangrijker is dan ooit? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

NWO is dé nationale wetenschapsfinancier en vervult als verbinder een brugfunctie tussen onderzoek en samenleving. Binnen NWO zoeken wij een Medewerker informatiehuishouding (m/v/x) die actief meewerkt aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding en de naleving van wet- en regelgeving.

NWO is dé nationale wetenschapsfinancier en vervult als verbinder een brugfunctie tussen onderzoek en samenleving. Het domein Exacte en Natuurwetenschappen (ENW) draagt bij aan een sterke positionering van ENW-onderzoek in Nederland. Binnen ENW zoeken wij een Recordmanager die actief meewerkt aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding en de naleving van wet- en regelgeving.

Als Recordmanager heb je een belangrijke rol in het beheren, verbeteren en bewaken van de kwaliteit van de fysieke en digitale informatiehuishouding binnen de organisatie. Je vervult een ambassadeursrol die het belang uitdraagt van een goede informatiehuishouding, begeleidt verandertrajecten en helpt bij de implementatie van archiveren by design, zodat informatie vanaf het ontstaan goed wordt beheerd en duurzaam toegankelijk blijft.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het inrichten en optimaliseren van informatiesystemen, zoals het zaaksysteem, CMS, DMS, en procesapplicaties, waarbij je toeziet op een juiste inrichting van metadata, bewaartermijnen en archiveringsprocessen;
• Meewerken aan het opstellen, actualiseren en implementeren van richtlijnen, procedures en wetgevingstrajecten, waaronder de Archiefwet en de Wet open overheid;
• Signaleren van knelpunten, afwijkingen en ontwikkelingen (bijvoorbeeld in systemen, processen of wetgeving) en hierop acteren;
• Coördineren van opschoning, selectie en tijdige overbrenging van informatie op basis van geldende selectielijsten en bewaartermijnen, waaronder de overdracht naar het Nationaal Archief;
• Het adviseren van leidinggevenden, proceseigenaren en collega’s over vraagstukken rondom informatiehuishouding, archivering en wet- en regelgeving.

Dit breng je mee

Je bent een informatieprofessional met ervaring en ambitie om te zaken op orde te brengen én houden. Je gaat graag de uitdaging aan om je te verdiepen in het informatielandschap van NWO en met anderen in dit vakgebied concrete resultaten tot stand te brengen.

Je hebt ervaring met het projectmatig opschonen, migreren en beheren van archieven en met het inrichten van de informatiehuishouding binnen een complexe organisatie. Daarnaast heb je ervaring in het beheren van documentmanagementsystemen zoals SharePoint of Alfresco en kennis van metadata, selectielijsten, bewaartermijnen en digitale archivering. Daarnaast ben je op de hoogte van relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en Woo) en volg je ontwikkelingen op dit gebied.

Je houdt overzicht en werkt zorgvuldig met een organisatiebrede blik. Je bent gericht op het verbeteren van de kwaliteit in het belang van goede informatiehuishouding en met jouw analytisch vermogen vertaal je complexe wet- en regelgeving naar heldere adviezen en werkbare oplossingen.

Verder:

• Heb je MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van informatiebeheer, archief, documentmanagement of informatiemanagement;
• Kun je goed schakelen tussen uitvoering, advies en coördinatie;
• Heb je affiniteit met processen en ervaring met verandertrajecten;
• Stel je het gezamenlijke resultaat voorop en zoek je actief de samenwerking;
• Beschik je over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Werk je nauwkeurig, kwaliteitsgericht en integer.

Voldoe je niet aan bovenstaande eisen en wensen, maar denk je toch een goede match te zijn? Dan ontvangen we graag ook jouw sollicitatie met een duidelijke motivatie.

Hier kom je te werken

Bij het NWO-domein Exacte en Natuurwetenschappen (ENW) werken wij met 171 enthousiaste en gedreven collega’s met diverse achtergronden in gender, cultuur en leeftijd. Jij komt te werken in het team Project- en Informatiebeheerdersteam (PIT), een team met 12 medewerkers binnen de afdeling Procesvoering en Beheer ENW. Je werkt vooral samen binnen ENW met de andere specialisten zoals de informatiemanager en de data steward.

Binnen de context van de bredere NWO I-organisatie werk je veel samen met collega’s specialisten uit andere organisatieonderdelen, onder andere in het Vakberaad Informatiebeheerders

Het ENW-domein heeft twee locaties: Den Haag en Utrecht. We hebben een open, inclusieve en informele sfeer, zijn ambitieus, kwaliteit gedreven en voelen ons verbonden met ons werk voor de wetenschap. Meer informatie over ons kun je vinden op de NWO website.

Dit bieden wij jou

Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan in een enthousiast team met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Onderzoeksinstellingen (Cao-OI (NL) - WVOI) en de NWO uitvoeringsregelingen.

Kom je bij ons werken, dan bieden we je een arbeidsovereenkomst voor de periode van een jaar. Bij wederzijdse tevredenheid over de samenwerking en als de omstandigheden het toelaten, kan dit worden verlengd of omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband minimaal € 3.802,-tot € 5.241 bruto per maand (schaal 9, CAO Onderzoeksinstellingen). De formele functiebenaming is Medewerker Informatiehuishouding B. Het betreft een dienstverband van 0,8 tot 1,0 fte. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor en deels thuis), bieden een vergoeding voor het thuiswerken en het reizen met het openbaar vervoer en stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar.

Over NWO

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact, oftewel het succes van NWO, valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Kom jij samen werken voor wetenschap?

Wanneer je denkt dat bovenstaand profiel bij jou past, nodigen we je beslist uit om te reageren. Stuur je cv en motivatiebrief uiterlijk 26 augustus 2026 naar ons toe via de "solliciteer"-button op de NWO-website. De eerste gespreksronde is gepland begin september.

Wil je graag meer informatie over onze organisatie? Neem een kijkje op https://www.werkenbijnwo.nl/over-ons. Lydia Rahman, teamleider PIT, vertelt je graag meer over de functie. Zij is telefonisch te bereiken op 06 - 10970850 of per mail l.rahman@nwo.nl.

Gerda van Rossum, P&O adviseur, kan de procedure toelichten. Je kunt mailen naar g.vanrossum@nwo.nl of bellen naar 070 344 06 27.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.