Contractbeheerder

Voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zoeken wij een Contractbeheerder. Je werkt aan de verdere professionalisering van contractbeheer en contractmanagement binnen de inkoopafdeling.
Een actuele, volledige en betrouwbare contract- en leveranciersadministratie is essentieel, zeker door veranderende wet- en regelgeving, waaronder ontwikkelingen rondom de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) en andere verplichtingen op het gebied van leveranciers-, contract- en inhuuradministratie.

Onlangs zijn twee inkoopafdelingen samengevoegd; processen, systemen en administraties worden nu geharmoniseerd en toekomstbestendig ingericht, en jij levert daar een directe bijdrage aan.

Als contractbeheerder/inkoopadministrateur breng je het contractbeheer op orde, beheer je het en verbeter je het structureel. Je zorgt dat inkoopcontracten correct, volledig en tijdig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Je werkt nauw samen met collega’s van het support-change team.

Je draagt actief bij aan de inrichting van Source-to-Contract in Mercell en zorgt voor een eenduidige vastlegging van contractinformatie, leveranciersgegevens, looptijden, verlengingsopties, verantwoordelijke budgethouders, verplichtingen en relevante signaleringen.

Je denkt mee over de wijze waarop informatie moet worden vastgelegd in het kader van relevante wet- en regelgeving. Door de komst van de WTTA moeten leveranciers die arbeidskrachten ter beschikking stellen periodiek gecontroleerd kunnen worden; jij helpt dit mogelijk te maken via een werkbare administratieve inrichting.

De opdracht vraagt om een combinatie van uitvoerende contractbeheerwerkzaamheden, administratieve zorgvuldigheid, procesmatig denken en het kunnen vertalen van wet- en regelgeving naar duurzame en overdraagbare werkwijzen.

Werkzaamheden

• Je actualiseert, controleert en vult de bestaande contractadministratie aan.
• Je legt nieuwe inkoopcontracten juist, volledig en uniform vast.
• Je verwerkt wijzigingen in bestaande contracten, zoals verlengingen, beëindigingen, contactpersonen, leveranciersgegevens en gewijzigde afspraken.
• Je bewaakt contracttermijnen, verlengings- en opzegtermijnen en andere relevante actiemomenten.
• Je signaleert tijdig benodigde acties richting contracteigenaren, budgethouders, inkopers en andere betrokkenen.
• Je ondersteunt collega’s en budgethouders bij vragen over contractinformatie en de vastlegging daarvan.
• Je stelt periodieke rapportages op over de status van de contractadministratie, lopende contracten, aankomende acties en mogelijke risico’s.
• Je signaleert onvolledigheden, afwijkingen en verbeterpunten in de contractadministratie.
• Je draagt bij aan de verdere inrichting van Source-to-Contract in Mercell.
• Je denkt mee over een uniforme werkwijze voor contractbeheer en contractmanagement binnen de samengevoegde inkoopafdeling.
• Je werkt processen uit en legt vast hoe structureel contractbeheer duurzaam en overdraagbaar wordt geborgd.
• Je richt een werkwijze in voor het vastleggen van informatie die nodig is in het kader van relevante wet- en regelgeving.

Competenties

• Je werkt accuraat.
• Je kunt goed samenwerken.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig.
• Je bent flexibel.

jouw profiel

• Ervaring met contractbeheer of inkoopadministratie en het beheren van contractdatabases.
• Affiniteit met het inrichten van processen en systemen voor Source-to-Contract; ervaring met Mercell is een pré.
• Kennis van of bereidheid om je snel te verdiepen in relevante wet- en regelgeving, waaronder de WTTA.
• Sterke administratieve vaardigheden en aandacht voor detail.
• Vaardigheid in het opstellen van overzichtelijke rapportages en het communiceren van benodigde acties naar verschillende stakeholders.
• Procesmatig denkniveau en het vermogen om wettelijke vereisten te vertalen naar werkbare administratieve oplossingen.

Organisatie
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten versterkt de lokale overheid, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat doel staat centraal in de organisatiecultuur; 342 gemeenten bepalen hun agenda en daarmee ook jouw agenda. De organisatie is een lerende organisatie die continu zoekt naar verbeteringen om de dienstverlening aan gemeenten te versterken.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in administratie en/of contractbeheer
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie
• Je hebt aantoonbare ervaring met het opzetten van contractbeheer

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met contractbeheer en/of inkoopadministratie
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen de publieke inkoop
• Je beschikt over kennis en/of ervaring met Mercell Source-to-Contract

Extra Informatie

• Aantal uur 32
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO