Medewerker Contractbeheer en Inkoop IT

Zorg dat IT-bestellingen, contracten en facturen soepel doorlopen binnen de gemeente Utrecht.

Utrecht heeft jou nodig! In deze rol zorg jij ervoor dat IT-bestellingen, contractinformatie en facturen snel, correct en volledig worden verwerkt. Je houdt overzicht, brengt structuur aan in administratieve processen en krijgt energie van het oplossen van knelpunten. Dankzij jouw nauwkeurigheid en daadkracht kunnen collega’s beschikken over de juiste IT-middelen en worden leveranciers op tijd betaald. Zo lever jij iedere dag een zichtbare bijdrage aan een goed functionerende gemeentelijke organisatie.

Dit is je werk

Binnen onze afdeling verzorgen we alle IT-inkopen van de gemeente Utrecht. Van laptops, telefoons en softwarelicenties tot cloudoplossingen, trainingen en vergaderlocaties. Als Contractbeheerder / Besteller IT zorg jij ervoor dat deze bestellingen snel, correct en volledig worden verwerkt.

Je verwerkt bestellingen in SAP, bewaakt de voortgang en houdt in de gaten of aanvragen, opdrachten en facturen op tijd worden afgehandeld. Loopt een factuur of bestelling vast? Dan zoek jij uit waar het probleem zit en zorg je ervoor dat het wordt opgelost.

Daarnaast ondersteun je bij het contractbeheer. Je legt contractafspraken en documenten zorgvuldig vast, bewaakt belangrijke termijnen en zorgt dat contractinformatie actueel en goed vindbaar blijft.

Je werkt veel samen met contractbeheerders, contractmanagers, contracteigenaren, leveranciers en collega's van de financiële administratie. Dankzij jouw overzicht en daadkracht blijven processen doorlopen en worden leveranciers op tijd betaald.

Wat ga je doen?

• Je verwerkt bestellingen en wijzigingen in SAP.

• Je bewaakt de voortgang van inkoopopdrachten en facturen.

• Je lost administratieve knelpunten snel op.

• Je registreert en archiveert contractinformatie.

• Je bewaakt contracttermijnen en signaleert bijzonderheden.

• Je onderhoudt contact met collega's en leveranciers.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou is er plek bij Domstad IT.

DomstadIT ontwikkelt, levert, installeert en beheert alles wat nodig is voor de automatisering, de digitalisering en het digitaal werken van de gemeentelijke organisatie. We zorgen voor ruim 7.500 collega's voor een stabiele en optimaal beschikbare IT-infrastructuur. We werken aan kantoorautomatisering, telefonie, organiseren hosting, Cloud, dataopslag en virtualisatie. De kern van ons gemeentelijk DNA is DRA: duidelijk, resultaatgericht en aanspreekbaar.

Onderdeel van Domstad IT is het team Inkoop-, Contract- en Leveranciersmanagement (CLM). Dit team doet de inkoop en het contractmanagement voor DomstadIT, CIO-Office en enkele teams andere afdelingen van gemeente Utrecht.

Wij zijn in ontwikkeling
Binnen het vakgebied Informatie en Proces Management (IPM) zijn er zowel centrale afdelingen (DomstadIT en CIO-Office) als decentrale afdelingen. Komend jaar gaan we de decentrale IPM werkzaamheden centraliseren. Voor het team CLM zal dit uitbreiding van werkzaamheden betekenen omdat we ook die teams gaan ondersteunen. Vooruitlopend hierop hebben wij deze vacature opengesteld.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze functie is het belangrijk dat je nauwkeurig werkt, overzicht houdt en zaken voor elkaar krijgt. Je bewaakt actief de voortgang van bestellingen, contractgegevens en facturen en onderneemt actie als processen dreigen vast te lopen. Daarbij werk je gemakkelijk samen met collega's, leveranciers en andere betrokkenen om snel tot oplossingen te komen.

Verder neem je mee:

• Je hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau.

• Ervaring met administratieve processen en het vastleggen en beheren van informatie.

• Affiniteit met inkoopprocessen, contractbeheer en/of contractmanagement.

• Digitaal vaardig en gewend om te werken met registratiesystemen en kantoorapplicaties.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante baan met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

Dit vind je in ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 2.875,- en € 4.065,- (schaal 7), inschaling stemmen we samen met jou af afhankelijk van je kennis en ervaring.

• Wil je 32 uur werken? Dat is zeker bespreekbaar. Je bepaalt zelf je werktijden en indeling: 5 dagen werken met elke week een middag vrij, 4 dagen werken met afwisselend een vrije dag, of bijvoorbeeld 4×9.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het standaard salaris. Dat betekent extra financiële ruimte om jouw arbeidsvoorwaarden zelf vorm te geven, bijvoorbeeld voor het kopen van extra verlofdagen, een fiets of extra (vakantie)geld.

• Ruimte en budget voor jouw ontwikkeling: je krijgt alle mogelijkheden om je vakkennis actueel te houden en verder te groeien. Of het nu gaat om een securitycertificering, een verdiepende training of een inspirerende cursus, wij stimuleren en faciliteren jouw ontwikkeling.

• Hybride werken op jouw manier: je hebt de vrijheid om in overleg zelf te bepalen waar en wanneer je werkt. Werk je graag thuis aan taken die focus vragen, of kom je liever naar ons moderne stadskantoor met uitzicht over de stad om samen te sparren met collega’s? Jij kiest wat het beste past bij jouw werk en ritme.

• Een goede balans tussen werk en privé: we zorgen voor een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen en een maandelijkse thuiswerkvergoeding. Zo combineer je deze baan moeiteloos met je thuissituatie.

• Een inclusieve en collegiale werkcultuur met ruimte voor humor, initiatief en samenwerking.

Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Medewerker Contractbeheer en Inkoop IT aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct.

LET OP: Bij voldoende sollicitaties zullen wij de vacature eerder sluiten. Wacht daarom niet te lang met solliciteren.

Vanwege de vakantieperiode kan het iets langer duren voordat je een terugkoppeling van ons ontvangt.

Heb je inhoudelijke vragen over deze vacature neem dan contact op met Michiel Boertje, 06 - 3989 1834, Heb je vragen over de sollicitatieprocedure?

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.