Assistent Planning & Control Coördinatie

Utrecht heeft jou nodig! Houd jij van plannen, organiseren en samenwerken? In deze veelzijdige functie ondersteun je de Planning & Control coördinatoren en zorg je ervoor dat de financiële planning- en controlcyclus (P&C cyclus) van de gemeente Utrecht goed verloopt.

Dit is je werk

Binnen het team Planning & Control coördinatie zorgt men ervoor dat de belangrijkste financiële planning- en verantwoordingsproducten van de gemeente Utrecht tijdig en zorgvuldig tot stand komen. Denk hierbij aan de programmabegroting, de Voorjaarsnota, bestuursrapportages, de jaarrekening en de managementcyclus. De inhoud van deze producten wordt opgesteld door verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Het team is verantwoordelijk voor de planning, coördinatie en ondersteuning van deze processen. Daarbij zorgen we ervoor dat betrokken collega's weten wat er van hen verwacht wordt, dat informatie op tijd wordt aangeleverd en dat de verschillende producten volgens planning worden opgeleverd.

Je werkt in deze rol nauw samen met de senior medewerker coördinatie, de Planning & Control coördinatoren en je collega-assistent. Samen zorgen jullie ervoor dat de P&C cyclus soepel verloopt en dat de bijbehorende producten zorgvuldig worden voorbereid, beheerd en gepubliceerd. Als assistent Planning & Control coördinatie zorg je samen met je collega assistent voor:

• Assistentie van de P&C coördinatoren bij het inplannen van afspraken, het maken van reserveringen en het laten realiseren van de input op P&C cyclus documenten;
• Coördineren en bewaken van de inrichting/format van het product (boekwerk / website);
• Houdt je het handboek financien bij en voert hier regie op;
• Voer je de regie en redactie op de intranet pagina’s en internet pagina’s van de P&C producten;
• Stem je lees- en schrijfrechten af in Lias met de gebruikers van Lias;
• Houdt je mailboxen bij en voert hierop beheer veranderingen door;
• Voert redactie op de opmaak en inhoudelijkheid van de P&C cyclus documenten;
• Voor sommige cyclus producten wordt nog een fysiek boekwerk gemaakt, hiervoor stem je binnen en buiten gemeente Utrecht af in de realisaties van de daadwerkelijke boekwerken.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. Talent zien we als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Binnen het organisatieonderdeel Financiën & Inkoop (F&I) vind je jouw plek bij de afdeling Financiën.

Je werkt in het team Planning & Control coördinatie / Informatie & Techniek, een team van ongeveer twintig collega’s dat het financiële hart vormt van de P&C cyclus. Hier komen strategie, uitvoering en analyse samen. Het team bestaat uit een Senior P&C coördinator, meerdere P&C coördinatoren en een twee assistenten P&C‑coördinatie. Het team heeft een open en gedreven werkcultuur waarin we samen – van voorbereiding en kick-off tot realisatie – werken aan een strakke planning en hoge kwaliteit, met heldere communicatie en een kritische blik naar elkaar en de organisatie als sleutel tot succes.

Het team is in ontwikkeling en werkt steeds meer samen over onderwerpen heen. Er is ruimte om verbinding te versterken, processen te verbeteren en samen te bouwen aan een toekomstbestendige financiële functie. Je komt te werken in een dynamische organisatie, waarin centralisatie - nu of in de toekomst - impact kan hebben op de positionering en inhoud van deze rol.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Je bent een financieel professional die overzicht houdt, verbanden legt en graag samenwerkt met verschillende stakeholders.

Dankzij jouw kennis van gemeentefinanciën begrijp je hoe financiële processen binnen een complexe organisatie werken en weet je partijen hierin mee te nemen. Je bent organisatorisch sterk, schakelt gemakkelijk tussen centraal en decentraal georganiseerde teams en houdt focus op kwaliteit, planning en resultaat. Daarnaast werk je nauwkeurig, communiceer je helder en voel je je thuis in een omgeving waar samenwerking en afstemming centraal staan.

Verder breng je mee:

• Een afgeronde hbo-opleiding in een financiële richting.
• Werkervaring binnen het financiële werkveld van een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Kennis van en ervaring met planning- en-controlprocessen.
• Ervaring met of kennis van Lias is een pré.
• Goede vaardigheden in Microsoft 365.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek 20-24 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3.568 en € 5.096 op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijg onbeperkt toegang tot GoodHabitz.
• Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere meerdere kolfruimtes en een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken;
• Bekijk hier de infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Voor de volledige beschrijving van alle overige arbeidsvoorwaarden, ga naar deze pagina.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als assistent Planning & Control coördinatie aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct. Zodra wij genoeg aanknopingspunten zien nodigen we je uit voor een kennismakingsgesprek. Hierdoor kan het zo zijn dat de vacature eerder sluit.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Peter Kooijman, Clustermanager Planning & Control coördinatie/Informatie & Techniek, te bereiken via tel. 06 – 16 08 01 50.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Marjolijn Hartwig, Corporate Recruiter, via telefoonnummer 06 – 42 93 08 59. Van 28 juli tot en met 19 augustus is Sevi Yiilmaz, Corporate Recruiter, te bereiken via 06 - 41 79 60 18. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. Het maken van een casus is onderdeel van de sollicitatieprocedure. Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure.

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om meer te lezen over inhuuropdrachten bij gemeente Utrecht.