Interim Receptionist(e) | 40 uur

Een betekenisvolle functie waarin jij als interimmer het eerste aanspreekpunt bent

Voor een landelijke kennis- en ondersteuningscentrum in Den Bosch, die zich dagelijks bezighoudt met ingrijpende en levensbepalende vraagstukken, zijn wij per direct op zoek naar een betrokken en professionele interim receptionist(e) voor 40 uur per week.

In deze opdracht ben jij het eerste gezicht en de eerste stem die bellers en bezoekers ervaren. Je krijgt mensen aan de telefoon met uiteenlopende vragen, waarbij soms sprake is van een kwetsbare of emotionele situatie. Jij weet daarin goed te luisteren, de juiste vragen te stellen en op een rustige en respectvolle manier te bepalen wie de vraag het beste kan beantwoorden.

Je hoeft de inhoudelijke hulpvraag niet zelf op te lossen. Juist jouw vermogen om goed te luisteren, de kern van de vraag te herkennen en vervolgens op een zorgvuldige manier door te verwijzen is van grote waarde.

Naast het telefonische contact ontvang je bezoekers persoonlijk, verzorg je correspondentie en post en pak je verschillende administratieve en facilitaire werkzaamheden op. Je bent daarmee een belangrijke spil binnen het kantoor.

Jouw werkzaamheden

Als receptionist(e) ben je het eerste aanspreekpunt voor mensen die telefonisch contact opnemen met de organisatie. Je luistert aandachtig naar hun verhaal en vraag en zorgt ervoor dat zij bij de juiste collega of afdeling terechtkomen.

Je werkt vanuit het secretariaat op de begane grond. Omdat de organisatie het belangrijk vindt dat bezoekers zich welkom en gezien voelen, zorg jij ervoor dat iedereen die binnenkomt persoonlijk wordt ontvangen.

Daarnaast draag je bij aan een prettige, professionele en verzorgde werkomgeving. Je ziet zelf wat er moet gebeuren en wacht niet af totdat iemand je hierop aanspreekt.

Wat ga je doen?

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en mensen professioneel en betrokken te woord staan;
• Luisteren naar de vraag en bepalen naar welke collega of afdeling je iemand doorverwijst;
• Opstellen van duidelijke terugbelnotities;
• Ontvangen en persoonlijk welkom heten van bezoekers;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post;
• Verzenden van aangetekende en vertrouwelijke correspondentie;
• Verzorgen van verschillende administratieve werkzaamheden;
• Verzorgen van facilitaire werkzaamheden en zorgen voor een nette en verzorgde werkomgeving;
• Signaleren wanneer iets geregeld, aangevuld of opgepakt moet worden;
• Beantwoorden van telefoongesprekken in het Nederlands én Engels;
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie.

Waarom deze functie?

Deze functie is meer dan een reguliere receptiefunctie. Mensen die contact opnemen kunnen zich op een belangrijk kruispunt in hun leven bevinden. Juist daarom zijn rust, aandacht en een professionele benadering in deze rol zo belangrijk.

Het betreft een interim opdracht ter vervanging wegens ziekte, voor een periode van minimaal drie maanden. Je zorgt voor continuïteit in de ondersteuning totdat de vaste medewerker is gestart.

Het is belangrijk dat mensen zich vanaf het eerste contact gehoord, serieus genomen en welkom voelen. Je bent geen hulpverlener en geeft geen inhoudelijk advies, maar zorgt ervoor dat iemand op een prettige en zorgvuldige manier bij de juiste professional terechtkomt.

Interesse?

Je blijft rustig wanneer iemand belt met een persoonlijke of emotionele vraag en weet met aandacht te luisteren. Daarbij bewaak je op een natuurlijke manier de juiste grenzen en zorg je tegelijkertijd voor een warm en professioneel eerste contact. Werken binnen een organisatie met een duidelijke maatschappelijke betekenis geeft deze functie voor jou nét dat beetje extra. Dan is dit jouw volgende opdracht! Ik maak graag kennis met je.

Functie-eisen

Jouw profiel

Je bent een toegankelijke en professionele, interim receptionist(e) die begrijpt dat een eerste contactmoment soms van grote betekenis kan zijn. Je bent communicatief sterk, kunt goed luisteren en weet op een natuurlijke manier de juiste vragen te stellen zonder een gesprek inhoudelijk over te nemen.

Je voelt goed aan wanneer iemand behoefte heeft aan een luisterend oor, maar weet ook waar jouw rol ophoudt. Je vindt het prettig om mensen op een zorgvuldige manier door te verwijzen en hoeft daarbij niet zelf de inhoudelijke oplossing te bieden.

Wat breng je mee?

• Mbo werk- en denkniveau;
• Ervaring als telefonist, receptionist, frontoffice medewerker of in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Ervaring met Sharepoint;
• Goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kunt goed luisteren en weet de juiste vragen te stellen;
• Je bent professioneel, empathisch en tegelijkertijd duidelijk in het bewaken van je eigen rol;
• Je kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie;
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed overweg met gangbare Microsoft Office-programma's;
• Je bent zelfstandig, proactief en praktisch ingesteld;
• Je staat open voor de maatschappelijke thema's waarmee de organisatie zich bezighoudt;
• Je bent per direct beschikbaar voor 40 uur per week.

Jouw kwaliteiten

Je bent mensgericht zonder het probleem van een ander over te nemen. Je kunt een prettig gesprek voeren, maar weet ook wanneer je moet doorverwijzen. Je bent rustig, tactvol en integer en begrijpt dat niet iedere vraag die bij jou binnenkomt een standaard telefoongesprek is.

Daarnaast ben je iemand die graag zorgt dat zaken kloppen. Je houdt de receptie netjes, verwerkt post zorgvuldig en ziet zelfstandig wat er moet gebeuren.

Solliciteren

Herken jij jezelf in deze functie en lijkt het je waardevol om jouw communicatieve vaardigheden in te zetten binnen een organisatie met maatschappelijke betekenis? Dan ontvang ik graag jouw sollicitatie.

Arbeidsvoorwaarden

Wat kun je verwachten?

Je krijgt de mogelijkheid om aan de slag te gaan binnen een betrokken organisatie, in Den Bosch gelegen bij het centraal station, met een duidelijke maatschappelijke betekenis. Je werkt samen met ongeveer 100 collega's die zich dagelijks inzetten voor mensen rondom persoonlijke en soms zeer ingrijpende vraagstukken.

Als receptioniste krijg je een zelfstandige en zichtbare rol binnen de organisatie. Je bent onderdeel van het secretariaat en hebt contact met collega's, bezoekers en mensen die telefonisch contact opnemen.

Je komt terecht in een professionele werkomgeving waarin menselijkheid, zorgvuldigheid en respect belangrijk zijn. Geen dag is precies hetzelfde en juist de combinatie van telefonie, ontvangst, administratie en facilitaire werkzaamheden zorgt voor veel afwisseling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een veelzijdige interim functie voor 40 uur per week;
• Een betekenisvolle functie binnen een maatschappelijk betrokken organisatie;
• Een zelfstandige en zichtbare rol als eerste aanspreekpunt;
• Werken vanuit het kantoor in Den Bosch (op loopafstand van het centraal station);
• Een professionele en betrokken werkomgeving;
• Een tarief tussen € 50,- en € 60,- per uur, exclusief BTW;
• De organisatie is bereikbaar met OV en fiets;
• Een afwisselende combinatie van telefonie, receptiewerkzaamheden, administratie en facilitaire taken;
• Een interim opdracht voor minimaal 3 maanden met optie tot verlenging.

Interesse

Wil jij niet zomaar achter een receptie zitten, maar juist een betekenisvolle rol vervullen waarin jouw manier van communiceren écht verschil kan maken? Dan kom ik graag met je in contact.