Ervaren Functioneel Beheerder / Consultant Zaakgericht Werken

Ervaren Functioneel Beheerder / Consultant Zaakgericht Werken

Opdrachtgever: Gemeente Hilversum

Regio: Noord-Holland

Uren per week: 32-36

Startdatum: 21 september 2026

Reactietermijn: 2026-09-07

Opleidingsniveau: HBO

Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Opdracht
De gemeente Hilversum zoekt een ervaren functioneel beheerder of consultant die aantoonbaar deskundig is in zaakgericht werken en beschikt over diepgaande, direct toepasbare kennis van xxllnc Zaaksysteem. De professional ondersteunt het dagelijks functioneel beheer én levert een inhoudelijke bijdrage aan de overgang van DECOS JOIN naar xxllnc Zaaksysteem. Ervaring met een vergelijkbare zaaksysteemmigratie, bij voorkeur specifiek tussen DECOS JOIN en xxllnc Zaaksysteem, geldt als een belangrijke pré.

Taken en werkzaamheden

• Uitvoeren en versterken van het functioneel beheer van xxllnc Zaaksysteem, inclusief incident-, probleem-, wijzigings- en gebruikersbeheer.

• Analyseren van werkprocessen en vertalen van proces- en informatiebehoeften naar een passende inrichting van zaakgericht werken.

• Adviseren over zaaktypen, statussen, resultaten, rollen, autorisaties, metagegevens, bewaartermijnen, sjablonen en zaakdossiers.

• Voorbereiden, begeleiden en controleren van functionele migratiewerkzaamheden van DECOS JOIN naar xxllnc Zaaksysteem.

• Beoordelen van datakwaliteit, migratiemapping, volledigheid en bruikbaarheid van gemigreerde zaken en documenten.

• Opstellen en uitvoeren van testscenario’s voor migratie, releases, koppelingen en functionele wijzigingen; registreren en opvolgen van bevindingen.

• Afstemmen met leveranciers, projectleiding, informatiebeheer, recordmanagement, architectuur, security, privacy, proceseigenaren en key-users.

• Ondersteunen van gebruikers en key-users en bijdragen aan instructies, werkinstructies, kennisoverdracht en adoptie.

• Inrichten en actualiseren van functionele beheerdocumentatie en zorgen voor een zorgvuldige overdracht.

Vereisten/ knock-outcriteria

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als functioneel beheerder of consultant binnen zaakgericht werken;

3. Minimaal 3 jaar aantoonbare, hands-on ervaring met functioneel beheer, inrichting of implementatie van xxllnc Zaaksysteem, in de afgelopen 5 jaar;

4. Aantoonbare werkervaring met het vertalen van processen en gebruikersbehoeften naar inrichting en wijzigingen in een zaaksysteem;

5. Beschikbaar voor 32 uur per week vanaf de overeengekomen startdatum.

6. Het cv beschrijft per relevante opdracht concreet de gebruikte zaaksystemen, de uitgevoerde werkzaamheden en de behaalde resultaten;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)

1. Aantoonbare werkervaring met migratie van DECOS JOIN naar xxllnc Zaaksysteem, benoem 1 referentieproject op een aparte pagina in de offerte. Beschrijf beschrijf rol, omvang, aanpak en resultaat. (35 punten)

2. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met inrichting, beheer, testen, zaaktypen, autorisaties en beheerprocessen in xxllnc Zaaksysteem (30 punten);

3. Aantoonbare werkervaring met gemeentelijke processen, betrokken disciplines en eisen aan informatie- en archiefbeheer (15 punten);

4. Aantoonbare werkervaring met mapping, datakwaliteit, migratietesten, bevindingenbeheer en acceptatie (10 punten):

5. Aantoonbare werkervaring met documentatie, instructie en overdracht aan interne beheerders en key-users (5 punten)
   

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Zaakgericht en procesgericht denken: overziet de samenhang tussen proces, informatie, systeeminrichting en beheer.

• Analytisch vermogen: doorgrondt complexe inrichting, migratiebevindingen en afhankelijkheden en vertaalt deze naar uitvoerbare oplossingen.

• Communicatief sterk: schakelt effectief met gebruikers, leveranciers, adviseurs en opdrachtgevers op operationeel en tac tisch niveau.

• Resultaatgericht en zelfstandig: brengt structuur aan, bewaakt voortgang en levert aantoonbare resultaten op.

• Zorgvuldig en kwaliteitsgericht: werkt controleerbaar, documenteert besluiten en heeft aandacht voor datakwaliteit en informatiebeheer.

• Omgevingsbewust en verbindend: begrijpt de gemeentelijke context en weet uiteenlopende belangen bij elkaar te brengen.

• Stressbestendig: behoudt overzicht en handelingsvermogen bij verstoringen, deadlines en migratievraagstukken.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria
Lindemol beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven.

Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie van Alle CV's offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Lindemol beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.

De Alle CV's kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

De opdrachtgever kan Lindemol verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de Alle CV's best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Lindemol, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de Alle CV's offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).
De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 4: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Na ommekomst van deze termijn heeft de kandidaat zijn rechten verwerkt om tegen gunning van de opdracht aan de uitgekozen kandidaat in rechte op te komen.

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld als géén van de kandidaten voldoet aan de gestelde knock-outcriteria én competenties of als de behoefte van opdrachtgever is gewijzigd.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 11 september 2026, 10:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk uiterlijk 24 uur voor de gespreksdatum bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken.

Opleidingsniveau: HBO