Managementsecretaresse

Voor Vitens N.V. zoeken wij een Managementsecretaresse. Wil jij je talent inzetten voor een duurzame en toekomstbestendige drinkwatervoorziening? Dagelijks wordt ongeveer 1 miljard liter drinkwater van topkwaliteit gewonnen, gezuiverd en geleverd. De opdrachtgever streeft ernaar om voor 2030 elke druppel duurzaam te maken, met oog voor mens, natuur en maatschappij.

Wegens grote belangstelling verzoeken wij u snel te solliciteren als u een goede match bent voor deze functie.

Je maakt onderdeel uit van team Organisatie Support binnen Mens & Organisatie (M&O). Vanuit dit team ondersteun je de Directeur M&O en het MT M&O op secretarieel en administratief gebied.

Jouw werkzaamheden

• 
  
• Je beheert de agenda van de Directeur M&O.
  
• Je ondersteunt het MT M&O bij secretariële en administratieve werkzaamheden.
  
• Je organiseert en plant vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops.
  
• Je ondersteunt bij organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom projecten, zoals het voorbereiden van projectoverleggen, het verzamelen en verwerken van projectinformatie en het verzorgen van stukken en rapportages.
  
• Je verzorgt communicatie rondom afdelingszaken, voornamelijk digitaal via bijvoorbeeld Teams, Outlook en SharePoint.
  
• Je ondersteunt het MT bij de voorbereiding en organisatie van afdelingsbijeenkomsten.
  
• Je draagt bij aan het inzichtelijk en overzichtelijk houden van M&O-projecten en lopende werkzaamheden.
  

Jouw resultaat

Je zorgt ervoor dat de Directeur M&O en het MT M&O optimaal worden ontzorgd in de dagelijkse ondersteuning. Je beheert agenda's, bereidt afspraken en bijeenkomsten goed voor en draagt bij aan overzicht in de verschillende lopende werkzaamheden en projecten binnen M&O. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie en schakelt snel wanneer prioriteiten veranderen.

Aanleiding tijdelijke inzet

De tijdelijke inzet is nodig vanwege onduidelijkheid over het voortbestaan van de afdeling en het ontbreken van interne capaciteit. Daarom zoekt de opdrachtgever tijdelijke versterking voor de ondersteuning van de Directeur M&O en het MT M&O.

Jouw profiel

Als ervaren managementsecretaresse weet je zelfstandig je weg te vinden binnen een dynamische omgeving. Je plant en organiseert je werkzaamheden, stelt prioriteiten en behoudt overzicht. Je schakelt makkelijk tussen de Directeur M&O, leden van het MT M&O en andere collega’s binnen de afdeling. Je bent energiek, flexibel, nauwkeurig en neemt initiatief.

• 
  
• MBO-4 werk- en denkniveau.
  
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol.
  
• Ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
  
• Digitale vaardigheden met Office 365-toepassingen zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
  
• Goede planning- en organisatievaardigheden; je stelt zelfstandig prioriteiten.
  
• Je communiceert makkelijk met verschillende niveaus binnen de organisatie.
  
• Je kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
  
• Je bewaart overzicht in een dynamische omgeving met veel gelijktijdige activiteiten.
  
• Affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor transcripties en ondersteuning van administratieve werkzaamheden.
  

Team Organisatie Support

Je komt te werken binnen team Organisatie Support. Binnen dit team komen verschillende ondersteunende functies binnen M&O samen, zoals procesmanagement, data en rapportages, personeelsadministratie, salarisadministratie en het secretariaat. Het team ondersteunt M&O bij een professionele uitvoering van de dienstverlening. M&O richt zich op het aantrekken, behouden, ontwikkelen en belonen van medewerkers, zodat de juiste mensen op de juiste plek kunnen bijdragen aan de ambities van de opdrachtgever.

Functie-eisen

• 
  
• Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag
  
• De overige 4 uur kun je flexibel over de week indelen
  
• Je werkt hybride; op maandag werk je op kantoor vanwege het MT
  
• Je hebt MBO-4 werk- en denkniveau
  
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol
  
• Je hebt specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning
  
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met Office 365-programma’s zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint
  
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie
  

Functie-wensen

• 
  
• Het is een pré als je minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol hebt
  
• Bij voorkeur heb je specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning
  
• Bij voorkeur heb je een MBO-4 werk- en denkniveau
  
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met Office 365-programma’s zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint
  
• Je hebt affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en ter ondersteuning van administratieve werkzaamheden
  

Extra Informatie

• 
  
• Aantal uur 16
  
• ZZP mogelijk? xnkfpon Nee
  
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
  
• Startdatum 31-08-2026
  
• Opleidingsniveau MBO