Coördinator projectondersteuning

Ben jij organisatorisch onderlegt en krijg jij energie van het ondersteunen van technische projecten? Werk je graag gestructureerd, houd je overzicht en weet je administratie, planning en communicatie moeiteloos met elkaar te verbinden? Dan is deze functie iets voor jou!

Lees de informatie in deze vacature zorgvuldig door om precies te begrijpen wat er van potentiële kandidaten wordt verwacht.

Voor een internationale organisatie binnen de farmaceutische industrie zijn wij op zoek naar een Project Support Coördinator. In deze veelzijdige rol ondersteun je een engineeringafdeling die verantwoordelijk is voor de realisatie van uiteenlopende technische investeringsprojecten op een moderne productielocatie.

Over de organisatie

Je komt te werken bij een internationaal farmaceutisch productiebedrijf dat zich richt op de ontwikkeling en productie van hoogwaardige gezondheidsproducten. Op de locatie werken verschillende technische en operationele afdelingen nauw samen aan de uitbreiding, optimalisatie en het onderhoud van productieprocessen en installaties.

Binnen de engineeringafdeling worden jaarlijks honderden investeringsprojecten uitgevoerd, variërend van kleine technische verbeteringen tot grootschalige uitbreidingen van productiefaciliteiten. Om deze projecten soepel te laten verlopen, is een sterke administratieve en organisatorische ondersteuning onmisbaar.

Je maakt deel uit van de afdeling Site Engineering. Deze afdeling ondersteunt de volledige productielocatie met projectmanagement en technische engineering voor investeringsprojecten. Samen met projectmanagers, engineers en andere interne stakeholders zorg je ervoor dat projecten administratief, financieel en organisatorisch goed verlopen.

Geen dag is hetzelfde. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende disciplines en zorgt ervoor dat processen achter de schermen soepel blijven draaien.

Als Project Support Coördinator ondersteun je zowel de engineeringafdeling als de verschillende projectteams. Je bent verantwoordelijk voor een breed pakket aan administratieve, organisatorische en coördinerende werkzaamheden en denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verwerken van projectorders, aanvragen en facturen in SAP.
• Aanmaken en opvolgen van projectmeldingen en administratieve workflows.
• Ondersteunen van projectmanagers bij de administratieve voortgang van projecten.
• Coördineren van de onboarding en offboarding van nieuwe medewerkers.
• Beheren van agenda's en ondersteunen bij overleggen.
• Opstellen van rapportages, notulen en projectdocumentatie.
• Bijhouden van trainingen, opleidingsregistraties en personeelsgegevens.
• Onderhouden van interne communicatiemiddelen en afdelingsinformatie.
• Verzorgen van de administratieve opstart van nieuwe projecten.
• Ondersteunen bij interne communicatie rondom projecten.
• Signaleren van verbetermogelijkheden en meewerken aan procesoptimalisaties met behulp van Lean-methodieken.
• Zorgen voor een correcte administratie en ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling.

Wat breng je mee?

Je bent nauwkeurig, georganiseerd en weet ook in een dynamische omgeving het overzicht te bewaren. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en voelt je prettig in een ondersteunende, maar verantwoordelijke rol.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde MBO-opleiding in een administratieve, economische of bedrijfskundige richting.
• Minimaal vijf jaar ervaring in een administratieve functie binnen een project- of technische omgeving.
• Ervaring met SAP (bij voorkeur SAP SRM en/of SAP PM) is een sterke pré.
• Goede kennis van Microsoft Office, met name Excel, Word en PowerPoint.
• Goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Affiniteit met financiële administratie en projectondersteuning.
• Ervaring met Lean of procesverbeteringen is een pré.

Wat bieden wij?

Je komt terecht in een professionele, internationale werkomgeving waar techniek, innovatie en samenwerking centraal staan. Je krijgt de kans om een belangrijke ondersteunende rol te vervullen binnen uitdagende engineeringprojecten met veel ruimte voor eigen initiatief.

Je kunt rekenen op:

• Een marktconform salaris passend bij jouw kennis en ervaring.
• Een uitdagende functie binnen een internationale organisatie.
• Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen door middel van opleidingen en trainingen.
• Werken aan uiteenlopende technische projecten met maatschappelijke impact.
• Een prettige werksfeer met betrokken collega's. xgiwjmb
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.