Secretarieel Medewerker

Ben jij organisatorisch sterk, houd je graag overzicht en zorg je ervoor dat anderen hun werk goed kunnen doen? Voor Gemeente Maastricht zoeken we een Secretarieel Medewerker voor de afdeling Publieke Dienstverlening. In deze tijdelijke functie ondersteun je het managementteam, houd je de dagelijkse organisatie op orde en ben je een belangrijke schakel binnen de afdeling.

Een afwisselende rol voor iemand die graag vooruitdenkt, snel kan schakelen en energie krijgt van een goed georganiseerde werkomgeving.

Over de functie

Als Secretarieel Medewerker binnen Publieke Dienstverlening ondersteun je het managementteam en verschillende collega's bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je zorgt dat afspraken goed worden gepland, vergaderingen soepel verlopen en informatie op de juiste plek terechtkomt.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken voor leden van het managementteam;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen;
• Verzorgen van verslaglegging en bewaken van actiepunten;
• Opstellen en verwerken van correspondentie;
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden en het beheren van documenten;
• Verwerken en beheren van digitale informatiestromen;
• Ondersteunen bij afdelingsbrede bijeenkomsten, evenementen en projecten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, interne partners en externe contacten;
• Signaleren van knelpunten en actief meedenken over oplossingen.

Naast je reguliere werkzaamheden help je mee tijdens verkiezingsperiodes. Je ondersteunt dan bij de voorbereiding, organisatie en administratieve afhandeling van werkzaamheden rondom het verkiezingsproces. Dat betekent dat het soms flink kan doorpakken, maar juist daarin weet jij het overzicht te bewaren.

Over het bedrijf

Je gaat werken bij Gemeente Maastricht, een organisatie die midden in de stad staat. Maastricht is een gemeente met een grote diversiteit aan inwoners, ondernemers en bezoekers. Binnen de organisatie werken veel verschillende disciplines samen aan de dienstverlening van de stad.

De afdeling Publieke Dienstverlening heeft dagelijks contact met inwoners en andere betrokkenen en speelt daarmee een belangrijke rol in hoe mensen de gemeente ervaren. Achter die dienstverlening staat een groot team van professionals dat ervoor zorgt dat processen goed verlopen en afspraken worden nagekomen.

Als secretarieel medewerker ondersteun je het managementteam en de afdeling vanuit de organisatie achter de schermen. Je zorgt voor structuur, houdt afspraken en acties in de gaten en springt bij wanneer dat nodig is. Juist doordat je met verschillende collega's en werkzaamheden te maken krijgt, is geen dag helemaal hetzelfde.

Wat wij vragen

We zoeken een ervaren en zelfstandige secretarieel medewerker die snel zijn of haar weg vindt binnen een organisatie.

Je brengt mee:

• Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo 4-niveau;
• Relevante werkervaring in een secretariële, administratieve of ondersteunende functie;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office 365;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.

Wat wij bieden

• Een salaris tussen de €2.875 en €3.957 op fulltime basis, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• Een contract t/m 30 april 2027 voor 32 uur per week;
• 28 vakantiedagen op fulltime basis en 8% vakantiegeld, uitbetaald in mei;
• Een eindejaarsuitkering van 7,55% van je salaris. Deze betalen wij wekelijk uit;
• Toegang tot Trixxo Exxtra's: spaar voor kortingen, uitjes én cash!

Lijkt het je interessant om deze functie in te vullen en onderdeel te worden van de afdeling Publieke Dienstverlening van Gemeente Maastricht? Solliciteer direct en wij nemen binnen 24 uur contact met je op!