Front Office medewerker

Kühler & Partners International Mental Health is een jonge organisatie op het gebied van kleinschalige en persoonlijke specialistische geestelijke gezondheidszorg aan de expat doelgroep in Nederland. Onze cliënten worden behandeld vanuit onze mooie locaties in Amsterdam en Den Haag. Wij bieden op maat gesneden behandelingen, sterk gericht op kwaliteit van leven en doen dit vanuit onze kernwaarden: liefdevol, gedreven en vrij. Wij werken binnen een internationaal team van psychiaters en psychologen met een duidelijke groeiambitie.

Over de functie

In deze service- en klantgerichte functie ben je verantwoordelijk voor zowel de interne als externe communicatie van de gehele organisatie. Elke dag ben je bezig met het overzien van een groot aantal verschillende taken, stressbestendigheid is daarom van groot belang. In veel situaties ben je het eerste contactpunt voor cliënten en andere externe partijen, en daarmee ben je dus ook het visitekaartje van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

- Het beantwoorden van mail en telefoon van patiënten en verwijzers.

- Duidelijke informatie verstrekken aan en registeren van nieuwe aanmeldingen.

- Ondersteunen van behandelaren in administratieve taken/agendabeheer.

- Communiceren met huisartsen, apotheken en andere zorgverleners.

- Ondersteunen in projecten van de General Manager en Front Office manager.

- Het inplannen van intakes.

- Het aanmaken van patiëntendossiers.

- Ontvangen en verwelkomen van cliënten.

- Facilitaire zaken op de locatie(s).

Jouw talenten

- Je hebt 2 tot 3 jaar werkervaring in een (zorg-)administratieve functie.

- Je hebt een proactieve houding, bent enthousiast en hebt een can-do mentaliteit.

- Je werkt secuur en hebt een sterk organisatorisch vermogen.

- Je kunt een breed scala van werkzaamheden overzien en neemt graag veel verantwoordelijkheid op je.

- Je kunt uit een grote hoeveelheid informatie snel bepalen wat relevant is.

- Je bent toegewijd, flexibel, representatief, stressbestendig en sterk communicatief vaardig.

- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

- Het werken met het Office pakket (Word, Excel, Outlook) kent voor jou geen geheimen.

- Kennis van Elektronisch Patiënten Dossier software is een pre.

Hoe ziet een dag op de Front Office eruit?

Nadat je het kantoor hebt geopend installeer je je achter je computer. De koffie staat te pruttelen en het pand ziet er alvast piekfijn uit voordat straks je collega’s binnenkomen. Je start het patiënten systeem op en opent de mail. Je screent alvast welke mails urgent zijn zodat die direct opgepakt kunnen worden. Je belt alvast met je FO collega in Amsterdam om te bespreken wie welke taken vandaag op zich neemt. Je wordt gebeld door een patiënt die een afspraak wilt verzetten. Je ziet dat er een aantal brieven zijn binnengekomen die moeten worden gescand en in de dossiers worden gehangen. Ondertussen komt er een telefoontje binnen van een huisarts die vragen heeft over een eventuele doorverwijzing. Terwijl je dat telefoongesprek afhandelt komen er verschillende mailtjes binnen variërend van receptaanvragen, vragen over de verzekering en nieuwe aanmeldingen.

In de middag controleer je de agenda’s voor komende week, controleer je nieuwe verwijsbrieven, stuur je behandelplannen naar patiënten, verwerk je de mail en neem je binnenkomende telefoontjes aan. Tussendoor komt er nog een spoedje binnen waarvoor je direct een collega moet spreken en actie moet ondernemen. Daarna belt er iemand die vragen heeft over de aanmeldprocedure en verzekeringstechnische vragen heeft. Ondertussen staat er een patiënt aan je bureau die nieuwe afspraken wil inboeken. Aan het eind van de dag maak je nog twee nieuwe dossiers aan voor de intakes voor volgende week.

Je leest het, geen dag is hetzelfde bij de Front Office. Spreekt bovenstaande jou als administratieve duizendpoot aan? Dan maken we graag kennis met je!

Wat wij bieden

Een afwisselende, uitdagende en verantwoordelijke baan binnen een team dat zich kenmerkt door enthousiasme, bevlogenheid en gedrevenheid. Bij deze veelzijdige functie hoort uiteraard een marktconform salaris volgens cao GGZ.