Management assistent

Ben jij beschikbaar vanaf 11 augustus tot en met het einde van dit jaar? Zoek jij een dynamische functie met administratieve en secretariële taken waarbij je parttime kunt werken? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

In deze uitdagende functie ben je het aanspreekpunt voor de sectordirecteur Finance & Control op secretarieel, administratief en ondersteunend vlak. Jouw rol als management assistent omvat een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden die essentieel zijn voor het soepel functioneren van de sector Finance & Control. Hier volgt een samenvatting van jouw belangrijkste taken :

• Het beheren van de agenda van de sectordirecteur, inclusief het plannen van afspraken, vergaderingen en andere activiteiten zoals reizen, waarbij rekening wordt gehouden met de complexiteit van de afspraken en de prioriteiten van de sectordirecteur;
• Het beheren en afhandelen van de e-mail van de sectordirecteur, inclusief het lezen, beantwoorden en archiveren van e-mails en documenten en het zorgen voor een tijdige opvolging van belangrijke berichten;
• De administratieve en organisatorische voorbereiding van vergaderingen en meetings. Het notuleren van vergaderingen en het zorgvuldig bewaken van de voortgang van actiepunten die tijdens deze vergaderingen zijn besproken. Zorgen voor een goede online-archivering van de stukken;
• Zelfstandig correspondentie en presentaties opstellen, teksten verwerken (inclusief vertrouwelijke