Page personnel | executive assistant Vacatures in Utrecht

Functie beschrijving

Ben jij een ervaren Executive Assistant die uitblinkt in het bieden van ondersteuning op het hoogste niveau? Als rechterhand van onze CEO en CSO speel jij een belangrijke rol in een dynamische, internationale organisatie. In deze veelzijdige rol combineer je jouw organisatietalent en daadkracht met een scherp oog voor detail, zodat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Samen met ons maak je het verschil in de transitie naar een circulaire economie!

Executive Assistant

Hybride, 36-40 uur

In deze uitdagende rol ben je het eerste aanspreekpunt van en voor de Chief Executive Officer en Chief Strategy Director voor wie je alle ondersteunende werkzaamheden verricht. Je beheert, regisseert en bewaakt de complexe agenda’s door het inschatten van prioriteiten. Je regelt en organiseert de zakenreizen en zorgt hierbij voor de juiste en haalbare planningen. Je stroomlijnt de dagelijkse gang van zaken en lost problemen op voordat ze zijn ontstaan. Daarnaast sluit je aan bij bepaalde vergaderingen of overlegmomenten, beheer je de opmaak van de agenda en notuleer je acties en volgt deze mee op. Bijna al je werkzaamheden zijn gebonden aan deadlines en eisen een hoge mate van nauwkeurigheid, vakkundigheid en kwaliteit.

Kortom, je treedt op als volwassen sparringpartner die bedrijfsprocessen begrijpt en functioneert als drijvende kracht achter de CEO en CSO.

Wat ga je (onder andere) doen?

• Onderhouden van zakelijke (internationale) contacten.
• Coördineren van afspraken in binnen- en buitenland.
• Plannen, bijhouden en beheren van complexe agenda’s; je fungeert als gesprekspartner voor betrokken partijen.
• Screenen van mailboxen en waar mogelijk zelfstandig zaken afhandelen.
• Redigeren van teksten.
• Voorbereiden en zorgen voor tijdige aanlevering van stukken.
• Organiseren van reizen, verblijven en evenementen.
• Verzamelen, bewerken en behandelen van vertrouwelijke stukken.
• Strikt vertrouwelijk omgaan met documenten, bezoekers en werkzaamheden.
• Ondersteunen van de Company Secretary bij het organiseren van Board Meetings.
• Schrijven en afhandelen van purchase orders.
• Deelnemen aan ELT-meetings en COR-meetings om actiepunten te noteren.

Functie eisen

Jouw profiel

Je hebt ondertussen je sporen verdiend in een soortgelijke rol. Je bent professioneel, proactief, enthousiast en hebt een sterke persoonlijkheid. Je voelt je thuis in een dynamische, veeleisende en hectische omgeving met steeds wisselende prioriteiten en stelt de juiste prioriteiten, bewaart het overzicht en weet snel te schakelen. Je communiceert op heldere wijze en weet op een prettige, doortastende wijze dingen gedaan te krijgen. Ook beschik je over een no-nonsense mentaliteit. Vanzelfsprekend ben je discreet, loyaal en voel je je verantwoordelijk voor jouw taken.

Daarnaast :

Jouw kernwaarden en competenties

Oprecht, gedreven, representatief, betrouwbaar, daadkracht en snelheid (van handelen), accuraat, proactief servicegericht, zeer dienstverlenend, oplossingsgericht, planmatig.

Wij bieden

Overige opmerkingen

Kan jij niet wachten om als Executive Assistant aan de slag te gaan?

Solliciteer direct of neem contact op met Azar Middel voor meer informatie over deze veelzijdige rol via [email protected].

We kijken uit naar je sollicitatie!

J-18808-Ljbffr